واردات کالا یکی از مهم‌ترین فرایندهای تجارت بین‌المللی برای تامین نیازهای بازار داخلی و توسعه کسب‌وکارهاست. در ایران، مرحلهٔ ثبت سفارش واردات به‌عنوان نخستین گام رسمی برای واردات کالا شناخته می‌شود و بدون انجام صحیح آن، امکان وارد کردن جنس به کشور وجود نخواهد داشت. در این مقاله تلاش می‌کنیم به‌صورت کامل و گام‌به‌گام مراحل ثبت سفارش واردات را توضیح دهیم تا با سامانه جامع تجارت، قوانین واردات، شماره ثبت سفارش و رویۀ گمرکی مرتبط آشنا شوید. پس اگر قصد دارید کالایی را به ایران وارد کنید، تا پایان همراه ما باشید.
۱. تعریف و اهمیت ثبت سفارش واردات
ثبت سفارش واردات به‌معنای ثبت اطلاعات اولیهٔ کالا، مشخصات واردکننده، ارزش کالا و مبدا آن در سامانه جامع تجارت (NTS) است. این فرایند برای سه هدف اصلی انجام می‌شود:
-
کنترل کمی و کیفی کالای وارداتی: بررسی مطابقت جنس با استانداردها و قوانین وزارت صنعت، معدن و تجارت
-
تامین ارز: اعلام مبلغ ارزی مورد نیاز جهت اخذ ارز از بانک مرکزی یا صرافی‌های مجاز
-
تطابق با تعرفه‌های گمرکی: تعیین صحیح تعرفه‌های گمرکی (HS Code) تا محاسبه دقیق عوارض و مالیات‌ها
بدون ثبت سفارش، امکان ترخیص کالا از گمرک وجود ندارد؛ چراکه شماره ثبت سفارش به‌عنوان مرجع رسیدگی به اسناد و محاسبه حقوق و عوارض گمرکی استفاده می‌شود. به‌طور خلاصه، ثبت سفارش واردات نقطهٔ آغاز فرایند واردات قانونی در ایران است و رعایت دقیق مراحل آن می‌تواند از تأخیرها و مشکلات احتمالی جلوگیری کند.
۲. مراحل پیش‌نیاز قبل از ثبت سفارش
۲.۱. اخذ کارت بازرگانی
برای ثبت سفارش واردات در ایران ابتدا باید کارت بازرگانی (حقیقی یا حقوقی) تهیه شود. نکات مهم:
-
کارت بازرگانی حقیقی: متقاضیان حقیقی (افراد) می‌توانند با ارائه مدارک هویتی، سوابق تجاری و تضمینات لازم، کارت بازرگانی دریافت کنند.
-
کارت بازرگانی حقوقی: شرکت‌ها (شخصیت‌های حقوقی) باید اساسنامه، روزنامه رسمی، هیئت‌مدیره و سایر مدارک مربوطه را فراهم کنند.
-
مدارک لازم: شناسنامه و کارت ملی متقاضی، گواهی حسن سابقه مالیاتی، گواهی عدم سوءپیشینه، و فیش بانکی بابت حق‌الصدور.
-
تمدید کارت: هر سال باید کارت بازرگانی تمدید شود؛ در غیر این صورت امکان ثبت سفارش جدید وجود ندارد.
۲.۲. دریافت کد اقتصادی و کد فراگیر مالیاتی
هم‌زمان با اخذ کارت بازرگانی، برای انجام مبادلات تجاری و تأیید اسناد مالیاتی نیاز به کد اقتصادی و کد فراگیر مالیاتی است:
-
کد اقتصادی (Tax ID): از سازمان امور مالیاتی برای شناسایی تجارت و سوابق مالیاتی متقاضی صادر می‌شود.
-
کد فراگیر مالیاتی: برای نقل‌و‌انتقال وجوه ارزی و حساب‌های بانکی بین‌المللی الزامی است.
بدون کد اقتصادی امکان صدور فاکتورهای رسمی وجود ندارد و ثبت سفارش کامل نمی‌شود.
۳. ورود به سامانه جامع تجارت و ثبت‌نام اولیه
۳.۱. آدرس سامانه و نحوهٔ دسترسی
زمانی که کارت بازرگانی و مدارک مالیاتی آماده شد، باید به سامانه جامع تجارت ایران به نشانی ntsw.ir مراجعه کنید.
-
در صفحهٔ اصلی، گزینه «ثبت‌نام/ورود کاربران» را مشاهده خواهید کرد.
-
اگر برای اولین بار وارد می‌شوید، ابتدا «ثبت‌نام کاربران جدید» را انتخاب و اطلاعات پایه (نام شرکت، شماره کارت بازرگانی، کد ملی متقاضی یا شناسه ملی شرکت، کد اقتصادی و شماره تلفن همراه) را وارد کنید.
-
تایید تلفن همراه: پس از ثبت اطلاعات اولیه، یک کد تأیید به شمارهٔ همراه شما ارسال می‌شود؛ آن را وارد و تایید کنید.
-
پس از تکمیل مراحل شناسایی در سامانه، یک نام کاربری (معمولاً شماره کارت بازرگانی) و رمز عبور برای شما تعریف می‌شود.
۳.۲. فعال‌سازی خدمات سامانه جامع تجارت
پس از ثبت‌نام و ورود موفق به سامانه:
-
از منوی سمت راست، گزینه «درخواست دسترسی به خدمات» را انتخاب کنید.
-
در بخش «کالا»، گزینه «ثبت‌سفارش واردات» را علامت بزنید.
-
با ارسال درخواست، معمولاً در عرض ۲۴ تا ۴۸ ساعت دسترسی شما به بخش ثبت سفارش فعال می‌شود.
نکته: در صورتی که اطلاعات کارت بازرگانی یا کد اقتصادی در سامانه سازمان صنعت و معدن به‌روز نشده باشد، ممکن است فعال‌سازی با تاخیر مواجه شود؛ بنابراین قبل از ثبت‌نام از به‌روز بودن اطلاعات در سامانه‌های مرتبط اطمینان حاصل کنید.
۴. آماده‌سازی مدارک و اطلاعات لازم برای ثبت سفارش واردات
قبل از شروع ثبت سفارش، مدارک و اطلاعات زیر را باید جمع‌آوری کنید:
-
مشخصات کامل کالا
-
نام کالا (به زبان انگلیسی و فارسی)
-
HS Code (کد تعرفه‌ای گمرکی)
-
مقدار سفارش (مثلاً تعداد، وزن یا حجم)
-
ارزش کالا (به ارز مرجع، معمولاً دلار آمریکا یا یورو)
-
کشور مبدا و مقصد
-
-
مشخصات فروشنده خارجی
-
نام شرکت یا شخص حقیقی/حقوقی
-
آدرس کامل
-
شماره تلفن و ایمیل
-
مشخصات بانکی (نام بانک، شعبه، شماره حساب، کد SWIFT/BIC)
-
-
فرم پیش‌فاکتور (Proforma Invoice)
-
نسخهٔ رسمی پیش‌فاکتور از فروشنده خارجی
-
شامل تفکیک قیمت واحد، مجموع قیمت، شرایط پرداخت و شرایط تحویل (Incoterms)
-
-
مشخصات حمل‌ونقل پیشنهادی
-
نحوهٔ حمل (هوایی، دریایی، زمینی)
-
زمان‌بندی پیشنهادی (ETA، ETD)
-
نام شرکت حمل (در صورت وجود قرارداد)
-
-
اطلاعات مالی و بانکی
-
نوع ارز مورد درخواست
-
بانک مورد نظر جهت گشایش اعتبار اسنادی (LC) یا حواله
-
میزان ارزش مرجع (بر حسب دلار یا یورو)
-
نکته: اگر قصد استفاده از اعتبار اسنادی LC را دارید، باید پیش از ثبت سفارش با بانک عامل خود هماهنگ کرده و مدارک مورد نیاز بانک (مانند فرم درخواست LC، ضمانت‌نامه بانکی) را تهیه نمایید. در این حالت مراحل ثبت سفارش با LC قدری پیچیده‌تر است.
۵. گام‌به‌گام ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت
۵.۱. ورود به بخش «ثبت سفارش واردات»
-
پس از ورود به سامانه جامع تجارت با نام کاربری و رمز عبور، از منوی بالای صفحه روی «کالا» کلیک کنید.
-
سپس گزینه «ثبت سفارش واردات» را انتخاب نمایید.
-
در صفحهٔ جدید، دکمهٔ «ثبت‌سفارش جدید» یا «افزودن اطلاعات» را کلیک کنید.
۵.۲. وارد کردن اطلاعات عمومی
در فرم ثبت سفارش اولیه، باید اطلاعات زیر را به‌طور دقیق وارد کنید:
-
سال ثبت سفارش: سال شمسی جاری (مثلاً ۱۴۰۳ یا ۱۴۰۴)
-
شماره کارت بازرگانی: کارت بازرگانی حقیقی یا حقوقی
-
کد اقتصادی: کد اقتصادی صادرشده توسط سازمان امور مالیاتی
-
نام کالا: مطابق با پیش‌فاکتور
-
شرح کالا: توضیح کوتاه از ماهیت کالا
-
HS Code: کد ۱۰ رقمی تعرفه‌ای کالا (در صورت نداشتن کد، با کارشناسان گمرک یا متخصصین تعرفه تماس بگیرید)
-
واحد اندازه‌گیری: عدد، کیلوگرم، مترمکعب یا بسته
نکته: دقت کنید HS Code حتماً صحیح باشد؛ زیرا هرگونه اشتباه در این قسمت منجر به ارزیابی قیمت نادرست و در نتیجه افزایش هزینه‌های گمرکی یا اظهار کالا در ردیف نادرست گمرکی می‌شود.
۵.۳. وارد کردن اطلاعات کمی و کیفی کالا
در ادامه فرم، باید اطلاعات مربوط به مقدار و ارزش کالا را وارد نمایید:
-
میزان مقدار سفارش: به‌عنوان مثال، ۱۰۰۰ دست یا ۵۰۰۰ کیلوگرم
-
واحد ارزش‌گذاری: معمولاً دلار آمریکا یا یورو
-
ارزش کل کالا: عدد واردات (مجموع مبلغ مورد نیاز برای پرداخت)
-
کشور مبدا: کشوری که کالا از آن صادر می‌شود (مثلاً چین، ترکیه، امارات)
-
کشور مقصد (ایران): کشوری که کالا به آن وارد می‌شود؛ در اینجا «ایران» انتخاب می‌شود.
بخش «کیفیت کالا» شامل اطلاعاتی درباره استانداردها و مشخصات فنی است:
-
استاندارد ملی یا بین‌المللی: اگر کالا نیاز به استاندارد ملی ایران یا استاندارد بین‌المللی (ISO, ASTM، IEC) دارد، در این قسمت درج کنید.
-
استاندارد بهداشت و ایمنی: برای کالاهای خوراکی، دارویی یا آرایشی و بهداشتی، باید مجوزهای مربوط از وزارت بهداشت یا سازمان غذا و دارو ذکر شود.
۵.۴. بارگذاری مدارک پیوست
سامانه جامع تجارت به پیوست چند مدرک نیازمند است:
-
پیش‌فاکتور فروشنده خارجی (Proforma Invoice)
-
گواهی ساخت (Certificate of Origin) در صورت نیاز به معافیت تعرفه‌ای یا بهره‌مندی از تعرفه ترجیحی
-
لیست بسته‌بندی (Packing List)
-
قرارداد خرید یا برگ استعلام قیمت
-
مجوزهای خاص (در صورت لزوم): مجوزهای بهداشتی، قرنطینه‌ای، محیط زیستی و…
نکته: حجم فایل‌های بارگذاری نباید بیش از حد مجاز (معمولاً کمتر از ۲ مگابایت برای هر فایل) باشد. فایل‌ها باید با فرمت PDF یا JPEG ارسال شوند.
۵.۵. انتخاب نحوهٔ پرداخت و ارسال سفارش به کارگزار یا بانک
در این مرحله باید نوع پرداخت را مشخص کنید:
-
حواله یا انتقال ارز آزاد: در این حالت واردکننده خود ارز مورد نیاز را از بازار آزاد یا صرافی مجاز تهیه می‌کند.
-
گشایش اعتبار اسنادی (LC): بانک، اعتبار اسنادی به فروشنده خارجی صادر می‌کند. هزینهٔ این روش بیشتر و مراحل پیچیده‌تر است، اما برای اطمینان فروشنده مناسب است.
-
پی‌پل (TT): انتقال تلگرافی (Telegraphic Transfer) که غالباً برای مقادیر کم یا روابط شخصی استفاده می‌شود.
بر اساس نوع پرداخت، قسمت مربوط به «بانک عامل» یا «صرافی مجاز» فعال می‌شود و باید اطلاعات بانک مقصد را وارد کنید:
-
نام بانک کشور مبدا
-
کد SWIFT/BIC
-
شماره حساب یا IBAN
-
شناسه شعبه
پس از وارد کردن این اطلاعات، روی دکمه «مرحله بعد» یا «ارسال به بانک» کلیک کنید تا فرم شما برای بررسی اولیه ثبت شود.
۵.۶. بررسی اولیه و صدور شماره ثبت سفارش
پس از ارسال فرم و مدارک، سامانه «درخواست شما» را به کارشناسان وزارت صنعت، معدن و تجارت (یا مرکز واردات) ارجاع می‌دهد. در این مرحله:
-
بررسی مطابقت کالا با قوانین واردات: کارشناسان بررسی می‌کنند کالا در فهرست ممنوعه یا مشروط باشد یا نیاز به مجوز خاص (مثل مجوز وزارت بهداشت).
-
بررسی HS Code و ارزش مبنا: اگر HS Code یا ارزش ارزی اشتباه باشد، ممکن است به شما اعلام اصلاحیه شود.
-
صدور «شماره ثبت سفارش»: پس از تایید کلیه اطلاعات، یک شماره ثبت سفارش یکتا صادر می‌شود. این شماره شامل سال، کد اقلام و یک عدد ترتیبی است (مثلاً ۱۴۰۳/۲۳۰۴/۰۰۰۱).
نکته: زمان بررسی اولیه می‌تواند بین ۲ تا ۷ روز کاری بسته به شرایط مختلف متفاوت باشد. در ایام شلوغ (پایان سال یا ایام نزدیک به تعطیلات اختصاصی) این زمان ممکن است بیشتر شود.
۶. پیگیری و دریافت حواله ارز (در صورت نیاز)
۶.۱. ثبت سفارش برای دریافت حواله ارز
اگر نوع پرداخت شما «حواله ارز بانکی» یا «پی‌پل»، معمول است که پس از صدور شماره ثبت سفارش باید درخواست حواله خود را در سامانه نیما ثبت کنید:
-
به سامانه نیما (سمنا) مراجعه و با همان کد ملی/شناسه ملی و کد اقتصادی وارد شوید.
-
از بخش «درخواست ردیف ارزی» شماره ثبت سفارش خود را وارد کنید تا درخواست حواله ثبت شود.
-
بعد از تایید توسط بانک عامل شما (بانک تجارت، ملی، صادرات و…)، حواله ارز برای فروشنده خارجی صادر می‌شود.
نکته: قبل از ورود اطلاعات در نیما، حتماً تاییدیه مبنی بر اختصاص ارز از بانک عامل دریافت کنید. بدون تایید بانک، درخواست نیما رد خواهد شد.
۶.۲. پیگیری وضعیت حواله و تخصیص ارز
پس از ثبت درخواست در نیما:
-
وضعیت «در حال تخصیص» یا «تخصیص داده شده» را زیر نظر داشته باشید.
-
اگر در فرایند تخصیص با مشکل مواجه شدید (کد اشتباه یا اطلاعات ناقص)، از بخش «پاسخ به استعلام بانک» برای اصلاح اطلاعات استفاده کنید.
-
در نهایت، بانک عامل با ارائه «کد حواله» و «تاریخ پرداخت» حواله ارز را برای شما ارسال می‌کند.
۷. ارسال اسناد به بانک و سفارت (در صورت LC)
اگر ثبت سفارش با استفاده از اعتبار اسنادی (LC) انجام شده باشد، مراحل متفاوتی پیش رو دارید:
-
ارسال فرم درخواست LC به بانک عامل: پس از صدور شماره ثبت سفارش، باید به بانک خود بروید و فرم درخواست LC را تکمیل کنید.
-
ارائه ضمانت‌نامه بانکی یا وثیقه: بانک معمولاً برای صدور LC از شما وثیقه‌ای (سپرده نقدی، ضمانت‌نامه بانکی) طلب می‌کند.
-
ارسال مدارک به سفارت کشور مقصد: در مواردی که سفارت کشور مبدا در ایران وجود دارد، باید مدارک (اصلی سفارش، پروفرما، نمونه کالا) را به سفارت تحویل داده تا مهر تایید را دریافت کنید. در غیر این صورت، سفارت‌های مجاز در کشورهای ثالث این کار را انجام می‌دهند.
-
دریافت LC از بانک و ارسال آن به فروشنده خارجی: پس از تایید کلیه مدارک و اعتبار مالی سفارش، بانک LC را صادر کرده و نسخهٔ الکترونیکی یا کاغذی آن را برای فروشنده خارجی می‌فرستد.
نکته: مراحل LC معمولاً زمان‌برتر و هزینه‌بر است؛ اما از لحاظ اطمینان فروشنده خارجی و کاهش ریسک برای آن‌ها مطلوب است.
۸. تحویل سفارش به شرکت حمل‌ونقل و ترخیص از گمرک
۸.۱. هماهنگی با شرکت حمل‌ونقل
پس از اطمینان از تخصیص ارز یا صدور LC، باید:
-
انتخاب شرکت حمل‌ونقل: اگر از پیش قرارداد با کشتیرانی، هواپیمایی یا باربری زمینی ندارید، اینک اقدام به مذاکره و انتخاب کنید.
-
تنظیم بیمه‌نامه: اکثر شرکت‌های حمل‌ونقل بیمه‌نامه کالا را به‌صورت جداگانه ارائه می‌دهند. نوع بیمه (ICC A، B یا C) را بر اساس ارزش کالا و مسیر حمل مشخص کنید.
-
ارسال لیست اسناد به شرکت حمل: شامل نسخهٔ LC یا کپی اپروی بانک، فاکتور تجاری (Commercial Invoice)، لیست بسته‌بندی (Packing List)، گواهی مبدا (Certificate of Origin) و مجوزهای بهداشتی/قرنطینه‌ای.
۸.۲. ارسال اسناد به گمرک ایران
هنگامی که کالا به بندر یا فرودگاه مبدا بارگیری شد:
-
اسناد حمل (BL یا AWB): بارنامه دریایی (Bill of Lading) یا بارنامه هوایی (Air Waybill) را از شرکت حمل دریافت کنید.
-
ارسال اسناد به ترخیص‌کار یا کارشناس رسمی: اسناد زیر برای انجام تشریفات گمرکی نیاز است:
-
پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) یا فاکتور تجاری (Commercial Invoice)
-
لیست بسته‌بندی (Packing List)
-
گواهی مبدأ (Certificate of Origin)
-
بارنامه (BL یا AWB)
-
برگه ثبت سفارش (پی‌دی‌اف صادرشده توسط سامانه جامع تجارت)
-
اسناد بیمه (Policy)
-
فاکتور حمل و…
-
-
تکمیل «اظهارنامه گمرکی»: ترخیص‌کار، اطلاعات لازم را در سیستم GTS (گمرک ایران) وارد می‌کند. در صورتی که HS Code یا مقدار ارزش‌گذاری درست باشد، سیستم تعرفهٔ مربوط به کالای شما را نمایش می‌دهد.
-
پرداخت حقوق و عوارض گمرکی: براساس تعرفه گمرکی تعیین‌شده و ارزش دلاری کالا، مبلغ حقوق ورودی، سود بازرگانی (در صورت مشمولیت) و مالیات بر ارزش افزوده محاسبه می‌شود. این مبلغ باید از طریق سیستم بانکی پرداخت گردد.
-
تشریفات بازرسی و کنترل کیفیت: گمرک ممکن است کالای شما را از لحاظ تطابق با استانداردها و مجوزهای ثبت‌شده بررسی کند (مثلاً کالاهای بهداشتی یا دارویی). در صورت نیاز، نمونه‌برداری و آزمایش انجام می‌شود.
-
تکمیل تشریفات ترخیص: در صورت تکمیل اسناد و عدم مغایرت، گمرک مجوز ترخیص (مجوز خروج کالا از انبار گمرکی) را صادر می‌کند.
۹. نکات کلیدی برای تسریع و تضمین موفقیت ثبت سفارش
-
اطلاعات دقیق HS Code
-
از کارشناسان مجرب در حوزه تعرفه گمرکی استفاده کنید تا کد کالا اشتباه انتخاب نشود؛ چراکه کوچک‌ترین خطا در HS Code می‌تواند هزینه‌بر باشد (ارزیابی ارزش‌گذاری گمرکی یا منجر به تحریم کالا گردد).
-
-
هماهنگی با بانک پیش از ثبت سفارش
-
پیش از تکمیل فرم ثبت سفارش، با بانک عامل خود درباره نوع پرداخت (حواله یا LC) و میزان وثایق مورد نیاز صحبت کنید تا در ادامه کار دچار مشکل نشوید.
-
-
به‌روزرسانی اطلاعات در سامانه‌ها
-
مطمئن شوید اطلاعات کارت بازرگانی، کد اقتصادی، تلفن و نشانی شرکت در سامانه‌های مربوط (سازمان صنعت، امور مالیاتی و سامانه جامع تجارت) به‌روز باشد تا مراحل اولیه ثبت‌نام و فعال‌سازی سریع‌تر انجام شود.
-
-
انتخاب روش حمل مناسب
-
بر اساس ماهیت کالا (حساس به دما، فاسدشدنی یا حجیم) و زمان مورد نیاز، بهترین روش حمل (هوایی، دریایی یا زمینی) را انتخاب کنید.
-
-
استفاده از خدمات کارشناس رسمی گمرک
-
کارشناس رسمی علاوه بر مشاوره دقیق در انتخاب تعرفه و ارزش‌گذاری، می‌تواند از بروز مشکلات گمرکی پیشگیری کند.
-
-
پیگیری مستمر در سامانه‌ها
-
وضعیت ثبت سفارش، درخواست حواله ارز و مراحل ترخیص را به‌طور مرتب در سامانه جامع تجارت و سامانه نیما (در صورت نیاز به حواله ارز) پیگیری کنید تا در صورت بروز مغایرت، اصلاحات سریع انجام پذیرد.
-
۱۰. نتیجه‌گیری
ثبت سفارش واردات، مرحلهٔ کلیدی و اولیهٔ هر فرایند واردات کالا به ایران است. در این راهنما سعی کردیم ۱۰ گام اصلی را به‌صورت کامل توضیح دهیم:
-
اخذ کارت بازرگانی
-
دریافت کد اقتصادی و کد فراگیر مالیاتی
-
ورود به سامانه جامع تجارت و ثبت‌نام اولیه
-
آماده‌سازی مدارک و اطلاعات لازم
-
تکمیل فرم ثبت سفارش و بارگذاری اسناد
-
پیگیری و دریافت حواله ارز (در صورت نیاز)
-
ثبت LC در بانک و هماهنگی با سفارت (در صورت استفاده از LC)
-
هماهنگی با شرکت حمل‌ونقل و ترخیص از گمرک
-
رعایت نکات کلیدی برای تضمین موفقیت و تسریع امور
-
نتیجه‌گیری و جمع‌بندی مراحل
با رعایت دقیق این مراحل و توجه به نکات کلیدی، می‌توانید فرایند ثبت سفارش واردات خود را بدون مشکل و با حداقل تأخیر انجام دهید. همچنین تجربهٔ عملی نشان می‌دهد که استفاده از مشاورهٔ کارشناس رسمی گمرک، ترخیص‌کار مجرب و هماهنگی به‌موقع با بانک و شرکت حمل‌ونقل، می‌تواند ریسک‌های ناشی از تاخیر و پرداخت هزینه‌های اضافی را به‌طور چشمگیری کاهش دهد.